インターネットの発達により、最近では私が所属している会社でも、ウェブ会議が増えてきました。これにより、全世界どこにいても会議に参加できるので、以下のメリットがあると目論んでの事です。
- 一か所に集まらなくてよいので、交通費が浮く。
- 同じく、移動時間が削減される
おお！いいことばかりじゃんと思っていました。
しかし、しかしです。
実際始まってみると、やっぱり無駄が多い気がするんですよね。
例えば、以下のようなことが無駄に感じます
- 接続が安定しないことがある。また接続の仕方がなかなか理解できない人たちが一定数いるので「繋がっていますか？」「あ、少し音がお遠いですね」なんてやりあっている時間が冒頭5分くらいを占めていしまうことが多い。10人会議に参加していれば、5分×10人＝50分の無駄です。この時間、イライラする。
- 当たり前だが、ツールが変わったからといって会議の内容が良くなるわけではない。結局無駄な会議は無駄な会議のままである。
- リアルな会議より、全く発言しない人（ROMっている人）が多い印象がある。
ということで、やはり会社は意味がない、いらない会議が増えてしまう傾向にあるんですよね。でも、逆に良いことも有ります。
私が感じた意外なメリット
- 会議中に内職しやすい（パソコンで他の仕事をできる、スマホを見れる）
- 紙の資料の配布が無くなった
- ウェブカメラを切って途中でトイレに行ってもOK。今のところバレたことがないと思っている(笑)
とくに、「内職できる」というのが私にとって大きなメリット、リアル会議では会議中他の事をしていると怒られる雰囲気になりますが、ウェブ会議だとそれが気づかれない。ですから、堂々と内職できます。
この会議無駄だなあと感じると、カメラを一時切って、トイレに行っても特に弊害がない。まぁ、それだけ会議自体が無駄でしばらく、僕がいなくても誰も気づかない程度のレベルなのかもしれませんが。。。
やはり、会議のような同期通信は無駄なんでしょうね。たとえ、ツールが最新のものになっても無駄なものは無駄。
非同期通信に移行すべきなんだと思います。
非同期通信とはLINEやメールのように情報を発信する側と情報を受ける側が同じ時間に情報交換をしなくても良い通信手段の事です。相手と自分が時間を合わせなくてもよい。
非同期通信であれば、以下のメリットがあります。
- お互いが細切れの時間に連絡を取り合うことが出来るため、無駄がない。
- 相手の時間に合わせて、自分が時間を確保する必要がない
- 時差が関係ないので世界中どこにいても大丈夫。
- 意味がない会話がおこなわれている場にいる必要がない など
この非同期通信の重要性については、ホリエモンこと堀江貴文氏の著作の中で何度も重要性が説かれています。私も非同期通信の方が時代にマッチしていると思います（多動力に関しても私のブログ記事もご参照ください）。
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しかし、まだ多くの会社では「仕事にLINEを使うなんて非常識だ」「電話を掛けるのが当たり前だ」といわれる事が多いのではないでしょうか？
でも、そんなことをしていたら、よその国に置いて行かれる。
私がよく関わっている中国では、みんなスマホで仕事をしています。
中国の方は重要な内容、メッセージでも「微信（ウェイシン、中国版のLINE）」でにドンドン送ってきます。そして、スマホの中でどんどん重要事項を決定しようとする。微信グループの中に社長が入っていて、社長がYESといえば、どんな重要案件でも微信のなかで直ぐ決定する。ものすごいスピード感です。スマホが生活と仕事の一部としてとらえられています。
それに対して、日本の会社はどうかというと、「昼からぐに顔を出します」「FAXします」「電話します」と全くスピード感のない会社が多い。「たった10万円の仕事で何回やりあうの・・・」とゲンナリしそうになることがあります。
それに、少しの決裁でも係長、課長、次長、部長・・などのハンコをもらわないと進まないようになっているケースが多いです。これもムダ。中国ならすべて微信の中で終わるレベルの内容です。
こんなにスピード感がなければ、日本の企業の将来大変なことになりそうです。世界のスピード感に置いて行かれないのか・・心配でなりません。ウェブ会議を始めたから、最新のツールをを入れたから良いわけではありません。根本的に考え方を変えないといけない。
私の「ウェブ会議」に関する結論をまとめます。
- いくらツールが最新になっても「無駄な会議」は「やはりムダ」
- しかし、会議中に内職を怒られないメリットは大きい(笑)
- 無駄を排除するためには「非同期通信」への移行が重要である。
- LINEで重要事項を決定できるようなスピード感がないと、日本は世界に置いて行かれる。